หลักการทำงานและประโยชน์ของ E - Mail

ระบบการทำงานของ E-mail

        

             อีเมลเป็นการส่งข้อความในรูปของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์  จากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่ง
ไปยังคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่งโดยการส่งผ่านข้อความดังกล่าว จะถูกส่งผ่านโปรแกรมคอมพิวเตอร์ไปยังเมลเซิร์ฟเวอร์ (Mail Server)  ผ่านไปทางอินเตอร์เน็ต  จากนั้นข้อมูลก็จะถูกนำไปเก็บไว้ในเมลบ็อกซ์ของผู้รับที่เราส่งไป  การส่งอีเมล  ก็จะประกอบไปด้วย  3  ส่วน  ที่สำคัญ  ได้แก่
         1.  ในการส่งอีเมล เราจะต้องทำการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต เพื่อเข้าไปใช้งานเมลเซิร์ฟเวอร์ โดยจะมีโปรโตคอลที่ใช้ในการส่งอีเมล  ก็คือ  SMTP-Simple Mail Transfer Protocol
         2.  การส่งข้อมูลผ่านเซิร์ฟเวอร์  หลังจากที่เราได้เขียนข้อความในอีเมลเรียบร้อยแล้ว  คอมพิวเตอร์ก็จะส่งอีเมล ไปยังเซิร์ฟเวอร์  ซึ่งเซิร์ฟเวอร์ก็จะทำการตรวจสอบชื่อ  และ ที่อยู่ของผู้รับอีเมล  แล้วจึงส่งอีเมลนั้นไปยังเซิร์ฟเวอร์ ของผู้รับ
         3.  ผู้รับอีเมล  หลังจากที่อีเมลของผู้ส่งได้ถูกส่งมายังเมลบ็อกซ์ของผู้รับแล้ว  อีเมลก็จะปรากฏอยู่ในเมลบ็อกซ์ จนกว่าผู้รับจะได้เปิดอ่าน  และทำการลบอีเมลนั้นทิ้งไป

E-Mail Address

 อีเมลแอดเดรส (E-Mail Address)  ก็คือที่อยู่ในอินเตอร์เน็ตของผู้ใช้อีเมล  ซึ่งเป็นสิ่งที่่บอกตำแหน่ง ของผู้รับอีเมลที่เราจะส่งไปอีกด้วย
          ตัวอย่างของอีเมลแอดเดรส เช่น nattaya_spc@hotmail.com อีเมลแอดเดรสจะประกอบไปด้วยส่วนประกอบต่างๆ  ดังนี้
          1.  ชื่อบัญชีของผู้ใช้  หรือ User name จากตัวอย่าง User name ได้แก่  nattaya_spc
          2.  เครื่องหมาย @
          3.  โดเมนเนม  ซึ่งเป็นที่อยู่บนอินเตอร์เน็ตที่เราได้เป็นสมาชิก  ในที่นี้ก็ได้แก่  hotmail
          4.  รหัสที่ใช้บอกประเภทขององค์กร  ในที่นี้ได้แก่  .com  ซึ่งเป็นรหัสของการบริการทางด้านการค้า

การใช้งานฟรีอีเมล

           ฟรีอีเมล (Free E-mail)  คือ  อีเมลที่ให้บริการตู้รับจดหมาย  (mailbox) บนอินเตอร์เน็ตฟรี  ซึ่งเราสามารถพบได้ในหลายเว็บไซต์บนเครือข่ายอินเตอร์เน็ต  ซึ่งเว็บไซต์ให้บริการฟรีอีเมลแต่ละเว็บนั้นต่างก็พยายามพัฒนา ความสามารถในการใช้งาน อีเมล  เพื่อดึงดูดผู้เข้ามาใช้บริการ  เพราะหากมีผู้เข้ามาใช้บริการเป็นจำนวนมากแล้ว  ผู้ให้บริการจะมีรายได้จากค่าโฆษณาเพิ่มขั้นด้วย

รูปแบบของฟรีอีเมล

           รูปแบบของการให้บริการฟรีอีเมล  ส่วนใหญ่จะแบ่งเป็นประเภทต่างๆ  ได้ดังนี้
           Web Base เป็นบริการอีเมลที่ผู้ให้บริการได้จัดเก็บไว้ในเครื่องเซิร์ฟเวอร์  หากผู้ใช้บริการต้องการจะเข้าไปใช้งานก็ต้องกรอกชื่อ  และรหัสผ่านเสียก่อน  จึงจะสามารถผ่านเข้าไปใช้งานได้  การใช้อีเมลประเภทนี้จะมีข้อดีก็คือ  เราสามารถอ่าน  หรือส่งเมลจากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้
           Pop mail เป็นอีเมลประเภทที่ต้องใช้โปรแกรมในการเปิดเข้าใช้งาน  ทั้งเปิดอ่านและรับส่งอีเมลโดยเมื่อเรา จะทำการเปิดอ่าน อีเมล  โปรแกรมจะทำการโหลดอีเมลนั้นมาไว้บนเครื่อง ของผู้ใช้โดยที่ไม่ต้องเปิดเว็บไซต์ที่ให้บริการ  เช่น  โปรแกรม  Outlook Express
           Imap mail เป็นอีเมลที่มีลักษณะคล้ายกับ Pop mail ที่สามารถใช้โปรแกรมโหลด อีเมล
มาเปิดที่เครื่องผู้ใช้ได้ แต่จะต่างกันตรงที่  บริการอีเมลในลักษณะนี้  เราสามารถที่จะเห็นหัวข้อ
อีเมล ก่อนที่จะทำการโหลดข้อความได้

ประโยชน์และความสำคัญของ E-mail

      อีเมล์จึงเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ทันสมัยรูปแบบหนึ่งที่มีความสำคัญ ดังนี้

      1. ทำให้การให้การติดต่อสื่อสารทั่วโลกเป็นไปอย่างรวดเร็วทันที ระยะทางไม่เป็นอุปสรรค สำหรับอีเมล์ในทุกแห่งทั่วโลกที่มีเครือข่ายคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อถึงกันได้ สามารถเข้าไปสถานที่เหล่านั้นได้ทุกที่ ทำให้ผู้คนทั่วโลกติดต่อถึงกันได้ทันที ผู้รับสามารถ
จะรับข่าวสารจาก อีเมล์ได้แทบจะทันทีที่ผู้ส่งจดหมายส่งข้อมูลผ่านทางคอมพิวเตอร์เสร็จสิ้น

      2. สามารถส่งจดหมายถึงผู้รับที่ต้องการได้ทุกเวลา แม้ผู้รับจะไม่ได้อยู่ที่หน้าจอ คอมพิวเตอร์ก็ตาม จดหมายจะถูกเก็บไว้ในตู้จดหมายของคอมพิวเตอร์และเป็นส่วนตัว จนกว่า เจ้าของจดหมายที่มีรหัสผ่านจะเปิดตู้จดหมายของตนเอง

      3. สามารถส่งจดหมายถึงผู้รับหลายๆ คนได้ในเวลาเดียวกัน โดยไม่ต้องเสียเวลาส่งให้ ทีละคน กรณีนี้จะใช้กับจดหมายที่เป็นข้อความเดียวกัน เช่น หนังสือเวียนแจ้งข่าวให้สมาชิกใน กลุ่มทราบหรือเป็นการนัดหมายระหว่างสมาชิกในกลุ่ม เป็นต้น

      4. ช่วยประหยัดเวลาในการเดินทางไปส่งจดหมายถึงตู้ไปรษณีย์ หรือที่ทำการไปรษณีย์ ประหยัดค่าใช้จ่ายในการส่ง เนื่องจากไม่ต้องคำนึงถึงปริมาณน้ำหนัก และระยะทางของจดหมายเหมือนกับไปรษณีย์ธรรมดา

      5. ผู้รับจดหมายสามารถเรียกอ่านจดหมายได้ทุกเวลาตามสะดวก ซึ่งจะทำให้ทราบว่าใน ตู้จดหมายของผู้รับมีจดหมายกี่ฉบับ มีจดหมายที่อ่านแล้ว และยังไม่ได้เรียกอ่านกี่ฉบับ เมื่ออ่าน จดหมายฉบับใดแล้ว หากต้องการลบทิ้งก็สามารถเก็บข้อความไว้ ในรูปของแฟ้มข้อมูลได้ หรือจะพิมพ์ออกมาลงกระดาษก็ได้เช่นกัน 

      6. สามารถถ่ายโอนแฟ้มข้อมูล (Transferring Files) แนบไปกับจดหมายถึงผู้รับได้ ทำให้การแลกเปลี่ยนข่าวสาร เป็นไปได้ โดยสะดวก รวดเร็ว ทันเวลา และทันเหตุการณ์ จากความสำคัญของอีเมล์ที่สามารถอำนวยประโยชน์ให้กับผู้ใช้อย่างคุ้มค่า นี้ ทำให้ในปัจจุบันอีเมล์แทบจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของสำนักงานทุกแห่งทั่วโลกที่ทำให้สมาชิกในชุมชนโลกสามารถติดต่อกันผ่านทางคอมพิวเตอร์ได้ในทุกที่ทุกเวลา

ข้อเสียของ E-mail
1. บางครั้งในการส่ง e-mail นั้น ข้อความอาจจะถูกตีกลับมายังผู้ส่ง เนื่องจาก e-mail ถูกส่งไปยัง address ที่ไม่มีตัวตนแล้ว (เลิกใช้แล้ว) หรือไม่มีชื่อผู้ใช้ e-mail นั้น จึงทำให้คนที่ต้องการรับ e-mail จริงๆไม่ได้รับ แต่คนที่ได้รับอาจจะเป็นคนอื่นแทนซึ่งเขาอาจจะไม่ตอบ e-mail กลับมาเพราะไม่ใช่ธุระจึงอาจจะทำให้ไม่ทราบว่า e-mail ที่ส่งไปนั้นถึงยังปลายทางหรือไม่
2. ไม่สามารถเข้าถึงบุคคลได้ทุกคน และอาจมีไวรัสมาพร้อมกับเอกสารที่ส่งมา ถ้าข้อมูลใน mail box เต็ม ก็ไม่สามารถรับข้อมูลอื่นได้

ที่มา : http://www.tsu.ac.th/cst/course/basic_computer/email2.html

        : http://www.krunee.com/E_learning/content142.html